Neues Jahr, verschärfte Regelungen: So treten ab dem 1. Januar 2020 zusätzliche Vorschriften für die Kassenführung in Kraft. Vor allem zwei neue Pflichten müssen Apotheker beachten.
Im Jahr 2016 ist das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ verabschiedet worden. Seither haben sich die Regelungen zur Kassenführung verschärft – was auch Sie in Ihrer Apotheke nicht zuletzt in Form eines größeren bürokratischen Aufwands erfahren „durften“. So müssen Sie seit 2017 alle Kassenvorgänge aufzeichnen und seit 2018 im Rahmen der Kassennachschau damit rechnen, dass ein Betriebsprüfer unangekündigt in Ihrer Apotheke steht.
Nun geht es weiter: Denn ab dem 1. Januar 2020 tritt mit den Regelungen des § 146a Abgabenordnung (AO) die letzte Stufe des Gesetzes in Kraft. Ab dann sind zum einen Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), dem sogenannten „Fiskalspeicher“, auszustatten. Und zum anderen müssen Sie bei jedem Vorgang einen Beleg an Ihre Kunden ausgeben.
Pflicht Nr. 1: Die TSE
Als Nutzer von elektronischen Registrier- oder PC-Kassen sind Sie zwar auch bisher schon verpflichtet, Ihre Kassenvorgangsdaten zehn Jahre lang digital zu speichern und auf Verlangen an das Finanzamt zu übermitteln. Allerdings hat die Finanzverwaltung damit zu kämpfen, dass die Datensätze der unterschiedlichen Kassen-Nutzer auch unterschiedlich aussehen. Das soll sich jetzt ändern. So müssen ab dem 1. Januar 2020 prinzipiell alle elektronischen Registrier- oder PC-Kassensysteme mit einer zertifizierten TSE ausgestattet sein, die ein einheitliches Format der gespeicherten Daten gewährleisten soll.
Die Finanzverwaltung hat nun allerdings eine Gnadenfrist gewährt: Demnach wird sie es nicht beanstanden, wenn die TSE bis zum 30. September 2020 im Kassensystem fehlt. Danach allerdings kann es teuer werden: Es drohen saftige Bußgelder von bis zu 25.000 Euro.
Pflicht Nr. 2: Belege für jedem Geschäftsvorfall mit Kunden
Diese Gnadenfrist gibt es bei der Belegausgabepflicht nicht: Wer ihr nicht nachkommt, muss gleich ab dem 1. Januar 2020 mit Beanstandungen rechnen. Das heißt konkret: Ab dann müssen Sie Ihren Kunden für jeden Geschäftsvorfall einen Bon ausdrucken oder auf elektronischem Weg in einem standardisierten Format z.B. auf das Smartphone schicken – jeweils mit zusätzlichen Angaben aus der TSE, sobald sie denn installiert ist.
Wichtig: Es reicht nicht aus, wenn Sie bloß anbieten, das zu tun. Sie müssen den Bon folglich in jedem Fall entweder ausdrucken oder verschicken – egal ob ein Kunde ihn will oder nicht. Wenn der Kunde den Bon dann ablehnt, dürfen Sie ihn allerdings vernichten. Eine Vorschrift also, die vermutlich nicht nur bei Ihnen, sondern auch bei Greta Thunberg und Co. zu tosenden Begeisterungsstürmen führen wird.
Allen, die mehr zu dem wissen wollen, was im neuen Jahr auf sie zukommt, sei der Artikel „Verschärfte Bedingungen für Ihre Kassenführung: Der Fiskalspeicher kommt“ im heute erschienenen AWA – Aktueller Wirtschaftsdienst für Apotheker ans Herz gelegt. Darin hat sich Diplom-Kaufmann Ralf Dreczko von der Treuhand Hannover ausführlich mit der TSE und der Belegausgabepflicht auseinandergesetzt.
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